Recapitulamos la información más relevante del informe elaborado por ES_Música sobre ‘Directrices y recomendaciones para la celebración de Eventos y Espectáculos en Contexto COVID-19‘
En los últimos meses, debido a la pandemia del COVID-19, y al igual que muchos otros comercios, el mundo del espectáculo y la música se ha visto obligado a frenar toda su actividad. Desde un primer momento, los espacios y los organizadores se pusieron manos a la obra para reinventarse y así poder volver a ofrecer sus servicios de manera responsable y eficaz una vez llegada la nueva normalidad invirtiendo grandes sumas de dinero. Sin embargo, lo que empezó siendo una medida preventiva ha acabado convirtiéndose en una caza de brujas hacia el sector, al que se le ha prohibido retomar su actividad por ser una “gran fuente de contagios” tras ese gran sacrificio económico.
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Ante la indignación de la industria, la misma se ha estado movilizando por su dignidad y su derecho al trabajo, como pudimos ver en la manifestación del pasado 17 de septiembre. La Federación de la Música en España no ha querido quedarse atrás, y es por ello que ha elaborado un detallado informe sobre ‘Directrices y recomendaciones para la celebración de Eventos y Espectáculos en Contexto COVID-19‘. Sus autores, los expertos Raúl Valera, Ana Alonso, José Luis Gallardo y el abogado Manuel López, han transformado la que iba a ser una guía para la reactivación del sector en la “nueva normalidad” en una serie de pautas para poder realizar los eventos actualmente de forma segura, saludable y sostenible. Porque, recordemos, que la cultura es segura, y que sin cultura no hay progreso.
A lo largo de este artículo, recogeremos los datos más importantes a tener en cuenta a la hora de organizar un evento seguro en tiempos de pandemia. También puedes leer el informe completo en este enlace.
Medidas generales para los organizadores
El informe comienza centrándose en las medidas generales que se deben tener en cuenta a la hora de organizar un evento, tanto por parte de los organizadores como de los “titulares” (dueños de los locales y espacios destinados a la celebración de eventos). Aquí encontramos cosas que ya damos por hechas, pero que siempre es necesario enfatizar, como asegurar que se mantenga la distancia de seguridad interpersonal, evitando la formación de aglomeraciones y prestando especial interés a las entradas y zonas comunes como el aseo, las escaleras o las zonas de descanso, o el uso de mascarilla en todo momento aún cumpliéndose la distancia de seguridad, excepto en aquellas actividades que lo hacen incompatible, como consumir bebidas o en personas con alguna enfermedad o dificultad respiratoria, quienes están eximidas.
Asimismo, se deberán establecer rigurosos protocolos de limpieza y desinfección de manera periódica (antes de la apertura y durante el horario de la actividad), prestando especial atención a las zonas nombradas previamente, las cuales son de contacto más frecuentes. Además de la colocación de dispensadores de gel hidroalcohólico en todos los accesos y zonas de tránsito, se debe facilitar el acceso a lugares para la higiene constante de manos (agua y jabón). También deberán colocarse papeleras en las diferentes estancias y accesos, todas ellas de accionamiento sin contacto.
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Mientras sea posible, las puertas del establecimiento deben permanecer abiertas para evitar el contacto de los asistentes, incrementando además los niveles de ventilación y el caudal de renovación del aire, evitando así la recirculación del mismo y el uso de ventiladores en el techo, los cuales sólo lo remueven y facilitan la dispersión del virus. En cuanto a información y señalización, los organizadores y titulares deben colocar en aquellos lugares de mayor tránsito carteles en los idiomas más habituales sobre las medidas higiénicas necesarias, además de vinilos en el suelo que indiquen la distancia de seguridad a mantener en zonas donde pueden ocurrir posibles aglomeraciones, como puestos de comida, guardarropas o aseos. No está de más anunciar todo esto a través de la web y las redes sociales de la organización.
Lo que resulta más novedoso de todo es que las salas y los espacios deben contar con una zona de aislamiento prefijada para posibles casos detectados o comunicados. Y, por supuesto, contar con personal sanitario para su tratamiento.
La planificación previa al evento
Lo más importante durante esta fase es el análisis del riesgo del evento. En ello influirán distintos factores como las características del espacio, el número y perfil de los asistentes, la duración del evento o la capacidad del sistema de salud. El organizador debe ser consciente de su capacidad para adoptar las medidas necesarias de prevención y control en las diferentes fases del evento. En esta primera fase de planificación, se debe elaborar un Plan de Actuación ante la aparición de posibles casos, sobre todo en eventos de varios días, como puede ser el caso de un festival; se debe asegurar que, en caso de no poder llevarse a cabo presencialmente, sea posible su celebración virtual u ofrecer una retransmisión en directo; y entre lo más importante, implementar un sistema que permita un registro de identificación de participantes con información de contacto, siempre respetando las normas de protección de datos.
En general, debe valorarse detalladamente el aforo conjuntamente con los riesgos de aglomeraciones, saber si es viable mantener la distancia de seguridad interpersonal y si es posible la movilidad de los asistentes dentro de las instalaciones, además de su desplazamiento al espacio. Por supuesto, hay que valorar la posibilidad de cancelar o posponer el evento si se trata de uno de alto riesgo. En el caso de festivales y fiestas, estas se localizarían entre los eventos de alto riesgo y más riesgo respectivamente (pero esto no significa que no sea posible su realización, simplemente que es necesario tener un especial cuidado).
Aforo y disposición de la sala
Pasamos a hablar de la venta de entradas. Se dispondrá de un número máximo de entradas pre-asignadas con tramos horarios para facilitar el acceso escalonado al recinto y evitar aglomeraciones, incidiendo además a través de webs y redes sociales que se acuda únicamente por la zona asignada y sólo con la antelación estrictamente necesaria. La venta debe ser a través de medios telemáticos y contar con un registro de datos de contacto para facilitar el rastreo en caso de positivos. Por supuesto, en las condiciones de admisión se debe detallar que no será posible el acceso si se presentan síntomas o se está en aislamiento (o si ha tenido contacto estrecho con alguna persona diagnosticada o con síntomas).
Será necesario un sistema de recuento y control de aforo que incluya a los propios trabajadores y, en caso de tener que hacerse un reajuste de aforo, se limitará la asistencia a aquellos que ya dispongan de entrada o mediante control de aforo independiente si el evento es de acceso libre o gratuito. También debe tenerse en cuenta la densidad de ocupación grupal en las zonas en las que los asistentes estén de pie o sentados, que también puede ser recalculada si es necesario.
De esta manera, será necesaria la sectorización del espacio en zonas independientes para los grupos de asistentes (agrupando a los convivientes y personas con una relación próxima), con la intención de minimizar el contacto entre personas y mejorar la trazabilidad de los posibles afectados. Ya sea de pie, en sillas individuales con asignación previa según la franja horaria de llegada, o en el interior de los vehículos propios como hemos visto en fiestas realizadas en parkings, estas zonas deberán separarse con balizas con un máximo de 1,60m de altura para no obstaculizar la evacuación de la sala en caso de emergencia. Los pedidos de consumiciones o comida podrían realizarse a través de una app y cada asistente debe llevar una pulsera identificativa por colores o medios análogos para que la seguridad pueda controlar visualmente si esa persona se encuentra en su sector.
Planificación para los trabajadores
El Plan de Actuación mencionado previamente debe ser difundido a todas las empresas y servicios que tomen parte del mismo, además de informar a los asistentes a través de los canales de venta, medios de comunicación o redes sociales. En caso de que alguien (ya sea trabajador o asistente) tenga conocimiento de haber mantenido contacto estrecho previamente con un caso positivo, probable o confirmado, o si se tienen síntomas, deberá acudir a la zona de aislamiento prevista de forma inmediata.
En cuanto a las operaciones de montaje y desmontaje, los trabajadores deben llevar EPIs y mascarilla obligatoriamente, se eliminarán las reuniones presenciales no esenciales y la interlocución deberá ser preferiblemente por walkie, siendo estos no transferibles ni intercambiables. En el caso del equipo del artista, como puede ser la mesa del DJ, el micrófono o sus auriculares, deben ser usados única y exclusivamente por la misma persona, por lo que en caso de tener actuaciones de artistas diferentes, cada uno debería usar su equipo propio. Además, los camerinos deben ser individuales y no podrán acceder personas no esenciales.
Celebración del evento: puntos clave
En este apartado se repite un poco lo discutido en la planificación. Como se ha mencionado antes, será importantísimo que los asistentes dispongan de carteles informativos con las medidas de seguridad e higiene en aquellos lugares más visibles. No está de más emplear las diferentes fuentes sonoras para comunicar las mismas, y estas deben tener un sistema centralizado de control de megafonía. Los pagos, en la barra por ejemplo, deben realizarse con tarjeta y desinfectando el datáfono después de cada uso. Los guardarropas y consignas no prestarán servicio recomendablemente, y si lo hacen, cada prenda deberá guardarse en una bolsa de plástico, usando medios telemáticos para la identificación de la prenda para la recogida.
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Acceso y salida del espacio
Siempre y cuando figure en las condiciones de admisión, el personal de seguridad podrá impedir el acceso o retirar del espacio a aquellas personas que incumplan la normativa establecida. En cuanto al acceso (escalonado horariamente), la entrada deberá presentarse con un código QR u otra forma digital, evitando en todo momento el contacto. En la fila de acceso se respetará la distancia de seguridad y habrá recursos para el control de aglomeraciones, además de dispensadores de gel.
La salida, a su vez, se realizará de forma ordenada y escalonada por plantas, zonas y sectores, siendo anunciado por megafonía (o mediante una proyección en pantallas) e indicado por el personal. En ambas situaciones, los recorridos deben estar perfectamente señalizados y establecidos como obligatorios para facilitar el flujo de asistentes, siendo además este distinto para ellos y las personas trabajadoras.
Uso de los aseos
Lo normal en las salas de fiestas es que se dispongan de varios aseos de uso individual, en cuyo caso la ocupación debe ser del 50% de las cabinas. Pero en la extraña situación de que el espacio sea menor a cuatro metros cuadrados, sólo podrá haber una persona en su interior (a no ser que precise de un acompañante por necesidad de asistencia).
En cambio, en los festivales, lo que encontramos normalmente son baños portátiles. Al ser aseos de disposición eventual, deben distribuirse de manera homogénea, separados entre sí, instalados con el alejamiento necesario de los sectores y zonas de asistentes, y deben estar bien ventilados e iluminados, manteniendo sus puertas abiertas dentro de lo posible.
Food Trucks, stands u otras casetas de servicios
Todos los puestos deben cumplir con el distanciamiento y las condiciones de limitación. Tendrán dispensadores de gel hidroalcohólico para el público, el cual debe permanecer en el mismo únicamente el tiempo necesario, y siempre deberá haber al menos un trabajador que manipule todos los elementos, incluso si se trata de un puesto de autoservicio. Además, los servicios de degustación que solemos ver en los eventos como fuente de promoción quedan totalmente prohibidos.
Las autoridades municipales podrán priorizar a las empresas que ofrezcan productos alimentarios y de primera necesidad, lo que podría dejar a un lado puestos de merchandising, juegos u otro tipo de servicio.
Evaluación post evento con especial atención al COVID-19
Una vez finalizado el evento, se deberá prestar especial atención a las medidas tomadas en la fase de Debriefing. A través de la Comisión de Trabajo, el organizador del mismo deberá elaborar un informe de evaluación de las diferentes fases del evento en cuestión, detallando incidencias y propuestas de mejoras y teniendo en cuenta para su elaboración y cierre las variables que se analizaron para valorar la implantación de todas o solo algunas de las medidas señaladas a lo largo de esta guía.
Así, se conservarán los datos de contacto de todos los asistentes un mínimo de cuatro semanas tras la finalización y desmontaje del evento, facilitándose además dicho listado a las autoridades de salud pública si estas lo requiriesen; no obstante, siempre respetando la normativa de protección de datos de carácter personal. Serán necesarios mecanismos de contacto con los asistentes y con las personas trabajadoras para poder realizar un seguimiento adecuado y vigilancia epidemiológica del COVID-19 en caso de ser necesario.
¿Qué ocurre ahora en caso de cancelación?
Devolución de entradas
Desde siempre, el consumidor ha tenido derecho, por regla general, a la devolución del importe de la entrada en caso de cancelación del evento. Si dicha cancelación se debe a causas de fuerza mayor, como es el caso de la pandemia, esta obligación no queda alterada. La única ocasión en la que se podría anular esta obligación de devolver el importe es cuando el evento se cancela una vez iniciado a causa de fuerza mayor.
Aunque el plazo de reembolso de entradas no está sujeto a ninguna norma en concreto, lo habitual es que se haga en los 14 días siguientes a la cancelación del evento, indicándose de manera clara y transparente en las condiciones de compra. El procedimiento sería el siguiente: el asistente debe solicitar la devolución del importe en el plazo de 14 días; en caso de no aceptarse manualmente, se entiende que el asistente acepta la nueva fecha del evento y no desea devolver su entrada; una vez se recibe la solicitud, la devolución del importe queda en suspenso durante 60 días, periodo en el que la promotora tiene la posibilidad de ofrecer otras alternativas como conservar la entrada para la nueva fecha, o adquirir un bono para una actividad similar (véase Rampage, quien ofrecía usar el dinero de tu entrada en su merchandise); y si finalmente el asistente rechaza todas esas ofertas tras los 60 días, el promotor deberá devolver el importe en un nuevo plazo de 14 días.
Contratos con los artistas. ¿Qué pasa con los pagos?
En este caso, es fundamental determinar si la cancelación del evento se debe a causa de fuerza mayor. Esto ocurre cuando se cancela a causa de un acontecimiento extraordinario, imprevisible e imposible de evitar. De esta forma, los contratos de eventos programados ya dentro de la “nueva normalidad” deben incluir de forma clara y expresa los supuestos de cancelaciones por limitaciones con motivo de seguridad sanitaria, puesto que podrían perder el requisito de imprevisibilidad.
Algunos de los pactos más comunes que se establecen son: si se cancela por fuerza mayor, no hay que pagar caché del artista y se devuelven los adelantos, quedando ambas partes liberadas de sus obligaciones; también puede ser que no haya que pagar el caché, pero no se devuelvan los adelantos; o si se cancela el evento por un motivo ajeno al artista, incluso aquellos de fuerza mayor, el artista tiene derecho a conservar los adelantos y a exigir la totalidad de su caché. Todo esto, recordamos, ciñéndose a lo que se haya acordado en el contrato entre el promotor y el artista. Sin embargo, si en el contrato no se menciona nada sobre casos de fuerza mayor, se aplicaría el artículo 1105 del Código Civil, que establece que “nadie responderá de aquellos sucesos que no hubieran podido preverse o, que, previstos, fueran inevitables“.
Por otro lado, si el evento se puede ejecutar, pero adaptándose a una reducción de aforo, no se trata de imposibilidad por fuerza mayor, pero sí de un desequilibrio económico para una de las partes (el promotor, quien perdería beneficio de la venta de entradas). En tal caso, el promotor puede invocar la figura rebus sic stantibus y negociar la modificación de las cláusulas del contrato. Es decir, declara que se ha producido un cambio sustancial y extraordinario en las condiciones en las que se firmó el contrato, el cual puede llevar a la modificación de las obligaciones pactadas para evitar un desequilibrio desproporcionado para él.
Los posibles problemas del Live Streaming
Desde el comienzo de la pandemia, y durante los próximos meses, los shows en live streaming han sido y serán una acción clave para el sustento de los artistas y las promotoras, pero los mismos pueden tener varias dificultades a nivel jurídico relacionadas con la propiedad intelectual y las entidades de gestión.
Al reproducir un tema se está haciendo llegar a varias personas, y debe autorizarse por el titular de derechos, lo cual en España está regulado principalmente a través de SGAE (Sociedad General de Autores y Editoras). Pero ellos sólo tienen tarifas previstas para conciertos presenciales en España, por lo que los shows en streaming, los cuales pueden tener alcance mundial, quedarían al margen. Sin embargo, si se utilizan grandes plataformas como YouTube, Instagram o Facebook, esto no será un problema en la mayoría de los casos, puesto que las mismas cuentan con acuerdos con entidades de gestión de cada país y las grandes editoriales.